Firmen und ihre Büros befinden sich meistens an einem bestimmten Standort. Hier fungieren die Mitarbeiter als direkte Ansprechpartner für Kunden, Geschäftspartner und Behörden. In einigen Fällen möchte das Unternehmen jedoch seine Verwaltung verlegen. Um den damit verbundenen Büroumzug effektiv zu gestalten, setzt die Firma entweder eigene Mitarbeiter oder einen Dienstleister, beispielsweise Bernhard Storck jr. GmbH, ein. Dieser besitzt die entsprechenden Erfahrungen und haftet für eventuelle Schäden, die in Verbindung mit seiner Tätigkeit auftreten.
Innerhalb des Unternehmens gibt es Aufgaben, die in erster Linie von den Verantwortlichen selbst ausgeführt werden müssen. Dazu zählen beispielsweise die Ummeldungen. Versicherungen müssen über den Büroumzug zeitnah informiert werden, damit sie die Versicherungspolicen auf die neue Adresse umstellen können. Dazu sind die Versicherungsnehmer nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen verpflichtet. Verfügt das Unternehmen über einen Fuhrpark, so sind auch die Papiere der dazugehörigen Pkws und Lkws anzupasst. Die richtigen Ansprechpartner findet der Unternehmer bei der Kraftfahrzeugmeldestelle sowie der Kfz-Haftpflichtversicherung.
Banken und Finanzamt müssen ebenfalls über den Umzug in Kenntnis gesetzt werden. Da die meisten Kreditinstitute Filialen in anderen Städten haben, lassen sich die Konten ohne Probleme umstellen.
Ist der Unternehmer mit dem Steuerberater zufrieden, kann er diesen in vielen Fällen auch am neuen Standort mit dem Jahresabschluss beauftragen. Zieht die Firma in eine andere Stadt, sucht sich der Inhaber vor Ort eine neue Steuerberaterkanzlei. An dieser Stelle bieten Steuerberatungsunternehmen wesentliche Vorteile, da sie national und international aufgestellt sind und den Auftrag problemlos weiterleiten können.
Büroumzüge können innerhalb des Ursprungslandes als auch ins Ausland erfolgen. Dabei kann es sich beispielsweise um Exportumzüge handeln. Hierbei kümmert sich der Umzugshelfer um den eigentlichen körperlichen Umzug als auch um alle Zollformalitäten.
Auftragnehmer besorgen außerdem den zielgerichteten Aufbau sowie die damit verbundene Montage. Hierzu gehören die Möbel und alle Elektrogeräte. In einigen Fällen bestellt die Firma jedoch eine neue Ausstattung, um den Büroumzug mit einem neuen Flair zu verbinden und neue Anreize zu schaffen.
Auf jeden Fall hilft eine Checkliste. Sie enthält die Punkte, die bis zum endgültigen Einzug in die neuen Räume abgehandelt werden müssen. Befindet sich das alte Büro im Eigentum der Firma, dann benötigt der Unternehmer einen Käufer oder liquiden Mieter. Vor dem Büroumzug werden die neuen Räume jedoch vom Umzugsservice oder einem mit der Aufgabe betrauten Mitarbeiter vermessen und in eine Übersichtskarte eingetragen. Auf ihr befinden sich neben den genauen Positionen der Möbel auch die dort abzustellenden Akten. Die Akten werden wiederum nach Themenbereichen in Kartons eingeordnet. Um die Zuordnung zu erleichtern, müssen sie gut sichtbar beschriftet werden. Doch nicht alle Dokumente kommen ins neue Büro. Sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen, bestellt das beauftragende Unternehmen einen Service, der sich auf die Aktenvernichtung spezialisiert hat.